Automatyzacja procesów biznesowych to klucz do zwiększenia efektywności, redukcji kosztów i uwolnienia czasu pracowników od powtarzalnych zadań. Narzędzia takie jak Zapier i Make (dawniej Integromat) stały się potężnymi sojusznikami w tej dziedzinie, umożliwiając łączenie różnych aplikacji i usług w spójne przepływy pracy bez konieczności pisania kodu. Zrozumienie, jak efektywnie je wykorzystać, może zrewolucjonizować funkcjonowanie Twojej firmy.
Czym są Zapier i Make i dlaczego warto je znać?
Zapier i Make to platformy no-code/low-code, które pozwalają na tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy, zwanych „zadaniami” (w Zapier) lub „scenariuszami” (w Make). Ich główną siłą jest możliwość integracji z tysiącami popularnych aplikacji, od narzędzi do zarządzania projektami, przez systemy CRM, platformy marketingowe, aż po usługi chmurowe i narzędzia komunikacyjne.
Zapier jest znany ze swojej prostoty i intuicyjnego interfejsu, co czyni go idealnym wyborem dla początkujących i dla szybkiego wdrażania prostych automatyzacji. Make oferuje większą elastyczność i zaawansowane możliwości, pozwalając na tworzenie bardziej złożonych i warunkowych przepływów pracy, co jest nieocenione dla bardziej skomplikowanych potrzeb biznesowych. Oba narzędzia oferują integrację z wieloma popularnymi aplikacjami, takimi jak Slack, Google Sheets, Trello, Asana, Mailchimp, HubSpot i wiele innych.
Kluczowe obszary automatyzacji w firmie
Istnieje wiele procesów w firmie, które można zautomatyzować za pomocą Zapier lub Make. Oto kilka kluczowych obszarów:
Zarządzanie klientami i sprzedażą
- Automatyczne dodawanie leadów: Gdy nowy lead pojawia się w formularzu na stronie internetowej (np. Typeform, Google Forms), można go automatycznie dodać do systemu CRM (np. HubSpot, Salesforce) oraz wysłać powiadomienie do zespołu sprzedaży na Slacku.
- Synchronizacja danych: Zapewnienie spójności danych między różnymi narzędziami sprzedażowymi i marketingowymi, np. aktualizacja kontaktów w narzędziu do e-mail marketingu na podstawie zmian w CRM.
- Generowanie ofert: Po zamknięciu transakcji w CRM, można automatycznie wygenerować ofertę w systemie fakturowania lub wysłać ją klientowi.
Marketing i komunikacja
- Publikowanie w mediach społecznościowych: Automatyczne publikowanie nowych wpisów z bloga na profilach firmowych w mediach społecznościowych (np. Twitter, LinkedIn).
- Zarządzanie kampaniami e-mailowymi: Dodawanie nowych subskrybentów z formularzy na stronie do list mailingowych w Mailchimp lub Sendinblue, a następnie wysyłanie powitalnych wiadomości.
- Monitorowanie wzmianek o marce: Tworzenie powiadomień na Slacku lub e-maili, gdy w sieci pojawią się nowe wzmianki o firmie lub produktach.
Operacje i zarządzanie projektami
- Zarządzanie zadaniami: Automatyczne tworzenie zadań w narzędziach do zarządzania projektami (np. Asana, Trello) na podstawie nowych e-maili, wpisów w arkuszu kalkulacyjnym lub wiadomości na Slacku.
- Obsługa zgłoszeń: Automatyczne tworzenie nowych zgłoszeń w systemie helpdesk na podstawie e-maili lub wiadomości z formularzy kontaktowych.
- Synchronizacja plików: Automatyczne kopiowanie plików między różnymi usługami chmurowymi (np. Dropbox, Google Drive) w zależności od określonych warunków.
Tworzenie pierwszych automatyzacji: Praktyczne przykłady
Aby lepiej zrozumieć, jak działają te narzędzia, przyjrzyjmy się kilku praktycznym przykładom.
Przykład 1: Automatyczne dodawanie nowych klientów do arkusza Google i wysyłanie powiadomienia
Cel: Usprawnienie procesu dodawania nowych klientów, którzy zgłosili się poprzez formularz kontaktowy na stronie.
Narzędzia: Formularz Google, Arkusz Google, Slack.
Przepływ pracy:
1. Trigger (wyzwalacz): Nowa odpowiedź w Formularzu Google.
2. Akcja 1: Dodaj wiersz do Arkusza Google z danymi klienta (imię, nazwisko, e-mail, telefon).
3. Akcja 2: Wyślij wiadomość na kanał Slack zespołu sprzedaży z informacją o nowym kliencie i linkiem do jego danych w Arkuszu Google.
Przykład 2: Automatyczne publikowanie nowych artykułów na Twitterze
Cel: Zwiększenie zasięgu treści poprzez automatyczne udostępnianie nowych wpisów blogowych.
Narzędzia: WordPress (lub inny CMS), Twitter.
Przepływ pracy:
1. Trigger: Nowy opublikowany artykuł w WordPressie.
2. Akcja: Utwórz nowy tweet na Twitterze, zawierający tytuł artykułu, krótki opis i link do niego.
Jak zacząć automatyzować procesy w swojej firmie?
- Zidentyfikuj powtarzalne zadania: Przeanalizuj codzienne czynności i zidentyfikuj te, które są czasochłonne i powtarzalne.
- Wybierz odpowiednie narzędzie: Zastanów się, czy prostota Zapiera będzie wystarczająca, czy potrzebujesz większej elastyczności Make.
- Połącz swoje aplikacje: Zaloguj się do Zapier lub Make i połącz konta aplikacji, których używasz.
- Stwórz swój pierwszy „zadani” lub „scenariusz”: Zacznij od prostych automatyzacji, aby zrozumieć mechanizm działania.
- Testuj i optymalizuj: Po uruchomieniu automatyzacji regularnie sprawdzaj jej działanie i wprowadzaj poprawki, aby zapewnić maksymalną efektywność.
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
- Zbyt ambitne pierwsze kroki: Zaczynanie od bardzo złożonych automatyzacji może być przytłaczające. Lepiej zacząć od prostych zadań.
- Brak testowania: Zawsze dokładnie testuj swoje automatyzacje przed wdrożeniem ich na szeroką skalę.
- Niewłaściwe zarządzanie błędami: Upewnij się, że wiesz, jak reagować na błędy w przepływach pracy i jak je naprawiać.
- Ignorowanie bezpieczeństwa: Upewnij się, że łączysz tylko zaufane aplikacje i dbasz o bezpieczeństwo swoich danych.
Automatyzacja procesów za pomocą Zapier lub Make to inwestycja, która zwraca się wielokrotnie. Pozwala zwiększyć produktywność, zminimalizować błędy ludzkie i skupić się na strategicznych działaniach, które napędzają rozwój firmy.
